Хранение бумаги в офисе

Хранение бумаги в офисе

Постановления об обысках и выемках у бизнеса часто выносятся по "веерному" типу. Это значит, что вы в зоне риска, если ваш контрагент привлек внимание правоохранителей. "Право.ru" рассказывает, как бизнесу пережить обыск. Можно ли хранить документы вне офиса? Какие еще меры можно предпринять заранее, чтобы себя обезопасить? Как реагировать на просьбы оперативников? Что предпринять, чтобы обыск не парализовал работу фирмы?

1. Почему "обыск" — это не всегда обыск

То, что обыватели называют обыском, может быть не только самим обыском в рамках расследования уголовного дела, и но выемкой, осмотром места происшествия, или целым рядом разных мероприятий. От его вида зависят права и обязанности проверяющих и проверяемых. Самый частый вид подобной проверки – это обследование на доследственной стадии; его, как правило, проводят оперативники отдела экономических преступлений МВД (ОЭБиПК), говорит руководитель уголовной практики КА «Регионсервис» Дмитрий Гречко.

Доследственное обследование примечательно тем, что его (в отличие от обыска) можно проводить только с согласия проверяемого лица, рассказывает адвокат МКА «Князев и партнеры» Сергей Сердюк. Обыски регламентируются Уголовно-процессуальным кодексом, а обследования — Инструкцией о порядке проведения сотрудниками органов внутренних дел гласного оперативно-разыскного мероприятия обследование помещений (утверждена приказом МВД от 01.04.2014 г. № 199).

2. Кто в зоне риска?

Хотя общей статистики по всем доследственным и следственным действиям в отношении бизнеса нет, опрошенные "Право.ru" эксперты единогласно отмечают, что их количество в последние годы заметно возросло. Это подтверждают и данные бизнес-обмудсмена Бориса Титова, который не устает предупреждать о росте уголовного давления на бизнес. Шанс среднего предпринимателя столкнуться с уголовным делом — 1/50, подсчитали эксперты Центра стратегических разработок (ЦСР) Алексея Кудрина и Европейского университета в Санкт-Петербурге в недавнем докладе. Но даже если обойдется без уголовного дела, обыск, визит правоохранителей способен проверить нервы на прочность и затруднить работу компании. Какой ущерб нанесло давление в ходе доследственных проверок — статистики нет (подробнее см. "Бесполезная защита: центр Кудрина раскритиковал методы борьбы с уголовным преследованием бизнеса").

В зоне риска в первую очередь те организации, которые занимаются «сомнительными» делами, например, освоением бюджетных средств или налоговыми оптимизациями (в том числе, с участием однодневок). Но терять бдительность не должны и добросовестные фирмы. Например, консалтинговые компании, которые оказывают юридические, бухгалтерские и т. п. услуги, могут по незнанию обслужить однодневку, говорит советник юргруппы «Яковлев и партнеры», бывший следователь Александр Баряев. По наблюдениям партнера адвокатского бюро «ЗКС» и тоже бывшего следователя Алексея Касаткина, постановления об обыске или выемке в коммерческих организациях все чаще выносятся по так называемому веерному типу, то есть по адресам местонахождения практически всех контрагентов, которые интересуют правоохранителя. Как предупреждают сразу несколько экспертов, оперативники могут нагрянуть «по заказу» недобросовестного конкурента, который имеет связи в силовых структурах.

3. Насколько тщательно санкционируют проверки?

Чаще всего визиты правоохранителей обусловлены реальными нарушениями, утверждают несколько юристов. Но следователю несложно вынести постановление об обыске компании, контрагент которой вовлечен в уголовное преследование, говорит Сердюк. По его словам, то же самое касается и обследований: для предлога бывает достаточно выявить «однодневку», получить по ней банковскую выписку и опросить номинального директора, который не подтвердит свои полномочия.
По наблюдениям Гречко, процессуальные документы, позволяющие проводить обследования, часто содержат формальные, обтекаемые формулировки. «Вероятность проверить потом достоверность такой информации (например, при судебном обжаловании проведенного осмотра) равна нулю, — сетует Гречко. – В ответ следуют ссылки на секретность запрашиваемых сведений».

4. Как подготовиться к визиту правоохранителей?

Сердюк из «Князева и партнеров» советует:
— внедрить надежную контрольно-пропускную систему, которая позволит компании контролировать вход в офис (правда, эта мера помогает только при проведении добровольных мероприятий);
— разработать план действий на случай внезапного визита правоохранителей (как на случай пожара), общаться с ними поставить самых психологически устойчивых;
— установить режим коммерческой тайны как на документы, так и на электронные носители. Дело в том, что изъятие таких сведений возможно только на основании решения суда, поясняет Сердюк.

Председатель КА «Каневский, Чургулия и партнеры», бывший сотрудник прокуратуры Герман Каневский не рекомендует хранить в офисе много наличности или печатей сторонних организаций. Программы бухучета и т.п. надо копировать хотя бы раз в месяц и держать в офисе «чистые» носители, на которые, в случае чего, можно перенести информацию, дает советы Каневский.

5. А можно ли не все документы организации хранить в ее офисе?

Как правило, законы о бухучете и налогах не регламентируют, где хранить отчетность. Компания может разработать эти правила сама и закрепить их в учетной политике, предлагает Гречко. По его словам, документы могут храниться в разных подразделениях или другом месте (специальное помещение, отданное под архив). Кроме того, бумаги могут находиться у сторонней организации по договору оказания услуг (бухгалтерских, аудиторских, архивариуса и т.д.)

Читайте также:  Белые комоды в прихожую фото

«Документы могут оказаться на заверении у нотариуса, контрагента, клиента и так далее – это нормально, — говорит Баряев. – В любом случае, руководителю или ответственному лицу нужно будет объяснить, почему их нет».

6. Что делать, если правоохранители нагрянули в офис?

В первую очередь — сохраняйте спокойствие. Проверьте и перепишите данные удостоверений всех «гостей»: это поможет вам в случае чего обжаловать их действия. А их самих это дисциплинирует – точно так же, как и видеосъемка происходящего и присутствие вашего адвоката. Нужно проверить документы в обоснование мероприятия. Если речь об обыске – можно попросить копию постановления о его проведении. А если следователь отказал (обязанности предоставлять копию у него нет), Сердюк советует переписать содержание документа и только после этого поставить подпись о том, что вы с ним ознакомлены.

На практике обыски проходят по-разному: бодро (маски-шоу, убегающие коммерсанты, растерянные юристы) или монотонно (например, проверка на складе овощей площадью в гектар), рассказывает Касаткин из «ЗКС». По словам экспертов, они могут закончиться за считанные минуты или растянуться на сутки – у следователя есть возможность продлевать время мероприятия.

Перед тем, как забрать документы или носители, с них дают возможность снять копии. Кроме того, правоохранители могут просить у сотрудников организации какие-то документы. Передавать их необязательно, обращает внимание Сердюк. Руководители зачастую готовы добровольно предоставить интересующие предметы, но, тем не менее, осмотр или обыск продолжается, делится Гречко. Кроме того, изъятие в виде добровольной выдачи затруднит обжалование его неправомерности, дополняет Сердюк. С другой стороны, вступать с правоохранителями в конфликт — не лучшая идея.

Они могут пытаться задавать вопросы сотрудникам. Но отвечать необязательно. При нежелании общаться можно сослаться на ст. 51 Конституции (никто не обязан свидетельствовать против себя). Если работник все-таки отвечает на вопросы, то он должен придерживаться своей должностной инструкции и не фантазировать относительно обязанностей коллег по работе, предупреждает руководитель налоговой практики «КСК Групп» Роман Шишкин.

Надо внимательно знакомиться с документами, которые составляются по итогам мероприятия, и внести в них свои замечания. В случае изъятия бумаг, носителей и так далее – внимательно проверять не только саму опись, но и возможность точно идентифицировать предметы.

7. Пусть даже правоохранители не нашли ничего в офисе по конкретному вопросу – стоит ли волноваться, если они обнаружили потенциальные доказательства других правонарушений?

Если кратко – да, стоит. По опыту Сердюка, оперативники обычно изымают документацию и носители по принципу «заберем все, а потом вернем, что не пригодилось». Как говорит адвокат, изымать могут все: договоры и бухгалтерские документы, кассу, сервер и компьютеры, внешние жесткие диски, «флэшки» и печати – независимо от того, связаны ли они с предполагаемым противоправным деянием.
Если среди них обнаружится «черная касса», печати однодневок и т.п., это может закончиться новым уголовным делом, ведь закон обязывает правоохранителей реагировать на признаки совершения преступлений.

8. Если оперативники изымают все по максимуму, когда они это вернут? И не грозит ли это парализовать работу офиса?

Предметы или документы, которые признают доказательствами, не передают обратно. Остальные возвращают, но это может занять довольно много времени и затруднить ведение бизнеса, признают несколько экспертов. В июле 2016 года заработала ст. 81.1 УПК, которая касается ряда преступлений в сфере экономики. Она дает правоохранителям 10 дней решить, что из изъятого является вещественными доказательствами. Срок может быть продлен на 30 суток руководителем по мотивированному ходатайству следователя – например, если документов очень много. На экспертизу дается максимум три дня. По истечении этих сроков у следователя есть 5 дней, чтобы вернуть все, что ему оказалось не нужно, устанавливает п. 4 ст. 81.1 УПК.

В то же время, статья не распространяется на такие «популярные» для бизнеса составы, как ч. 4 ст. 159 УК (мошенничество в особо крупном размере) и ст. 201 УК (злоупотребление полномочиями), отмечает Сердюк.

Чтобы изъятие компьютеров не парализовало деятельность компании, хорошая идея – использовать для работы «облачные технологии», предлагает Каневский: «На офисных компьютерах при этом не содержится никакой информации, или самый минимум».

Кто кого хитрее: невыдуманные истории о следственных действиях

Рассказывает руководитель уголовной практики КА «Регионсервис» Дмитрий Гречко: "Как-то полицейские проводили оперативный осмотр организации, которая занималась игорной деятельностью через Интернет. Они обнаружили аппарат с купюроприемником, в котором было столько денег, что можно было заводить уголовное дело. Правоохранители не смогли вскрыть устройство и попытались его изъять с места просмотра. Но оказалось, что владельцы бизнеса вмонтировали аппарат в пол с использованием железобетонной смеси, которая уходила на 1,5 метра вниз. Чтобы его извлечь, нужна была спецтехника. Правоохранители за ней ушли. Когда они вернулись спустя некоторое время, ключи от аппарата уже "нашлись". Его можно было открыть и убедиться, что денег внутри нет."

Читайте также:  Как сделать заплатку из ниток

Рассказывает партнер АБ "ЗКС" Алексей Касаткин: "Однажды оперативники проводили обыск в некой большой, важной и прибыльной организации. Директор сиял от радости, а помещения его офиса — от чистоты. На столах ни одной бумажечки, компьютеры все новые (так случилось, что их заменили накануне), вся документация — на хранении в другом месте, которое устанавливается. Оперативники нервничают, понятые спят на одной ноге, ведь следственные действия начались в 7 утра, а на часах далеко за полдень. Только правоохранители решили расходиться, как в кабинет заходит мужчина в засаленных джинсах и свитере и говорит: «Мое дело маленькое, но мне уже давно ехать пора, давайте уже погрузим ваш мусор и оплатим мои услуги». Следователь с оперативниками оживились и вызвались ему помочь. Он проводил их до своего "Камаза", который припарковал на заднем дворе офиса. Там стали просыпаться даже понятые. Возле автомобиля с надписью "Вывоз бытового мусора" в черных полиэтиленовых мешках и потрепанных коробках были аккуратно сложены финансово-хозяйственные документы и жесткие диски компании."

Хранение документов дома: наводим порядок в бумагах

В наш век интернет-записей и технологий, вопрос "куда делась та маленькая голубенькая бумажка?!", казалось бы, уже не должен никого волновать в принципе. Однако это не так. Теперь различные кусочки бумаги чаще всего имеют статус прекрасного воспоминания, которое очень хочется сохранить навеки. Это могут быть корочки от билетов в дальние страны, приглашение в театр или просто милая записочка, которую вам кто-то когда-то оставил на столе. Со временем количество подобных бумажных "залежей" растет и растет, незаметно превращая помещение в склад. А что уж говорить о людях, которые любят писать соообщения на стикерах, развешивая их то тут, то там. Мы нашли восемь идей для хранения бумаг, позволяющих не потерять ни одного важного документа и одновременно организовать пространство в помещении.

Содержание:

1. Папка

Папка для бумаг – это первое что приходит в голову при мыслях об их хранении, особенно если большую часть составляют бумаги рабочего характера. Папка удобна тем, что позволяет расположить бумаги в определенном порядке и по классификации, кроме того, вы можете хранить в ней бумаги разного размера.

Папки могут быть выполены в самом различном цвете и дизайне, поэтому легко впишутся в пространство любого рабочего стола. Кроме того, они очень вместительны и не занимают много места, поэтому станут отличным решением, если у вас много бумаг, но развернуться с ними совершенно негде.

2. Корзина

Корзина для бумаг является очень практичным, а также многовариантным решением. В зависимости от того, где вы намереваетесь ее расположить, меняется и ее внешний дизайн. Если бумаги должны быть всегда под рукой, лучше остановить выбор на прозрачной корзине: так вы будете видеть, что и где лежит.

Если вы просто хотите убрать бумажки с глаз долой, но выбросить их не поднимается рука, можно купить корзину с более плотным плетением, по цвету гармонирующую с интерьером. Ее можно поставить на шкаф или под стол, но советуем вам надписывать ее, что потом не забыть, что вы туда поместили.

3. Держатель для бумаг

Держатель для бумаг пригодится для хранения памятных бумажных вещиц, а также для бумажек с нужными телефонами или записок-подсказок.

Держатель может быть выполнен как в лаконичном, так и в затейливом духе, поэтому станет прекрасным элементом декора для комнаты.

4. Коробки

Если у вас действительно много бумаг и все они абсолютно разного свойства, правильным решением будет хранить их в коробках, разместив по тематике или по размеру. Разумеется, коробки не должны быть отголоском покупок бытовой техники – выбирайте яркие и нестандартные модели, которые дополнят стиль интерьера.

Коробки также лучше надписывать, кто знает, вдруг вам захочется перечитать их содержимое?

5. Доска-органайзер

Идеальное решение для тех, кто проводит много времени за рабочим столом, поэтому постоянно озабочен поиском затерявшегося стикера или нужного чека.

Доска-органайзер можеть быть выполнена в самых различных вариациях, начиная от рамки, к которой кнопками крепятся записочки и заканчивая многофункциональными ящичками и магнитной доской. Тут все зависит от того, что является более удобным лично для вас.

Читайте также:  Как отмыть душевую кабину лимонной кислотой

6. Мини-комод

Мини-комодик является очень изящным решением для хранения, а декорировать его вы сможете по своему вкусу: для этого лишь стоит приобрести деревянную заготовку в Икее, ну или попросить какого-нибудь знакомого смастерить ее лично для вас.

Выдвижные ящички в таком комоде очень функциональны и идеально подходят для хранения самых маленьких бумажек, которые сразу теряются навеки вечные. Теперь этого больше не будет! Если вам нравится лаконичный деревянный вариант подобного комодика, то он также будет весьма уместен, особенно в минималистичных интерьерах.

7. Почтовый ящик

Очень оригинальное решение, идеально подходящее для хранения писем и открыток. Впрочем, вы можете прятать туда и милые записочки, которые бы хотели скрыть от посторонних глаз, но ни в коем случае не потерять!

Ящик лучше всего размещать на стене или на двери, и выбирать яркие цветовые вариации: таким образом, каждый взгляд, брошенный на него, будет улучшать вам настроение. Кроме того, в ящике можно оставлять послания для домашних – главное только не забывать его проверять, а то вдруг кто-нибудь уже третий день ждет письменного ответа на вопрос, куда подевались его носки. Ну а в день Святого Валентина вы сможете использовать почтовый ящик по прямому назначению!

8. Карман-конверт

Практичное решение для хранения бумаг, позволяющее экономить пространство. Подобные кармашки можно разместить сбоку стола, на кухне или в прихожей и хранить там бумаги, разделив их по тематике.

Например, в конверте на кухне можно держать чеки на продукты и записочки с пожеланиями что-то купить, в комнатном конверте это могут быть стикеры с номерами телефонов, а в прихожей бумажки, неожиданно найденные на полу. Хотя. после наших идей такое вряд ли случится, правда?

Надеемся, что да. И теперь ваши бумаги всегда будут в идеальном порядке!

Любой более-менее серьезный бизнес – это финансовые отношения с контрагентами, прием и увольнение сотрудников, а также прочие действия, требующие фиксации на бумаге. Со временем документация накапливается, что при неправильном хранении чревато проблемами. А если в офисе порядок, то производительность труда сотрудников на высоте, и в случае проверки можно легко найти испрашиваемые контролирующими органами документы. Рассмотрим особенности хранения основных видов документации.

Учредительные документы компании

Оригиналы учредительных документов нужно хранить очень аккуратно. Обычно им отводят место в сейфе директора или главбуха. Для таких бумаг стоит выделить отдельную папку с файлами. Лишний раз их доставать нежелательно, лучше иметь копию, которую при необходимости можно показать контрагентам. При бережном хранении учредительные документы долгие годы будут иметь презентабельный вид.

Договора с контрагентами

Договора можно хранить в папках-регистраторах. Когда они упорядочены, не составляет труда быстро извлечь нужный документ. При большом документообороте иногда заводят отдельные папки, в которых хранятся бумаги, касающиеся отношений с арендодателем, организациями, пользующимися услугами или предоставляющими их и т.п. Многое зависит от специфики деятельности компании. Алфавитное расположение папок упрощает поиск.

Документы первичного учета

У коммерческих организаций эта часть документации наиболее объемная. Хранится она в отдельных папках, которые соответствуют названиям документов. Сотрудники отдельно складывают счета-фактуры, отдельно – акты выполненных работ и т.д. Хронологическое расположение упрощает поиск бумаг. Через какое-то время папки наполняются и заводятся новые. Этот процесс регламентируется руководством, новый период хранения открывается обычно каждую неделю или месяц. При отсутствии какого-либо документа или при необходимости его исправления удобно использовать стикеры.

Учет кадровых решений — к этой немногочисленной по объему, но важной категории относятся документы, касающиеся сотрудников компании: приказы, трудовые договора и личные карточки. Для сохранения конфиденциальности их часто хранят под замком в архивном шкафу.

Обустройство архива

В организациях с большим документооборотом, как правило, имеется архив. Он должен удовлетворять следующим требованиям:

  • закрываться на замок;
  • соответствовать требованиям пожарной безопасности;
  • быть подключенным к отопительной системе здания;
  • при отсутствии окна должен быть реализован другой способ вентиляции.

Документы в архиве хранят на стеллажах, в специальных коробках и шкафах. В местах хранения указывают период работы и наименование бумаг. В архиве обычно жизнь кипит в начале года, когда со всех отделов туда направляют документацию для длительного сбережения.

Важно правильно организовать хранение документации с самого начала. При грамотном подходе документы не пропадают, и сотрудники спокойно работают, не тратя время на их поиск. Лучше один раз выделить деньги на канцелярию и архивную мебель, чем постоянно решать проблемы, связанные с плохой организацией документооборота.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector